Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Datenschutzbeauftragte/r: [falls bestellt: Kontaktdaten ergänzen]

2. Worum es bei MACHBAA geht

MACHBAA ist als abonnierbare Web- und Browser-Anwendung aufgebaut. Die öffentliche Website dient insbesondere der Information, Registrierung, Anmeldung und Abo-Verwaltung.

Den Speicherort für Projekt-, Angebots-, Rechnungs-, LV- und Kundendaten wählen Sie selbst. Bei lokaler Speicherung verbleiben diese Inhalte auf Ihrem Gerät oder in einem von Ihnen ausgewählten synchronisierten Ordner. Bei direkter OneDrive-Nutzung werden Dateien über die MACHBAA-API in den App-Ordner Ihres eigenen Microsoft-Kontos übertragen.

3. Aufruf der Website

Beim Aufruf der Website können technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp sowie Systeminformationen.

Sofern Ihr Hosting-Anbieter eigene Server-Logs speichert, ergänzen Sie diesen bitte hier namentlich als Empfänger bzw. Auftragsverarbeiter: [Hosting-Anbieter ergänzen].

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb, Stabilität und Sicherheit der Website).

4. Registrierung, Anmeldung und Kontoverwaltung

Wenn Sie ein Konto anlegen oder sich anmelden, verarbeiten wir insbesondere folgende Daten: E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Vorname, Nachname, Firmenname, bevorzugte Sprache sowie den Status Ihres Kontos.

Diese Daten sind erforderlich, um Ihr Nutzerkonto bereitzustellen, eine Anmeldung zu ermöglichen und Ihren gebuchten Plan bzw. Ihren Lizenzstatus zu verwalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen).

5. Rechnungsanschrift und Zahlungsangaben

Im Rahmen der Registrierung bzw. Kontoverwaltung können außerdem Daten zur Rechnungsanschrift und zur gewählten Zahlungsmethode verarbeitet werden, etwa Ansprechpartner, Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, Zahlungsart, Zahlungsbezeichnung und ergänzende Zahlungsdetails.

Diese Daten dienen ausschließlich der Abo- und Vertragsverwaltung. In der aktuell vorhandenen Projektversion ist noch keine externe Zahlungsplattform fest eingebunden; die Angaben werden derzeit innerhalb des MACHBAA-Systems verarbeitet und gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit einschlägig, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Sicherheits- und Nachweisprotokolle

Bei bestimmten sicherheitsrelevanten Vorgängen, insbesondere bei Registrierung, Anmeldung, Logout oder Kontenänderungen, können protokolliert werden: Nutzer-ID, Aktion, IP-Adresse, Browser-/User-Agent-Informationen und technische Metadaten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit, Missbrauchsverhinderung und Nachvollziehbarkeit).

7. Dokumentdaten und gewählter Speicherort

Die Haupt-App verarbeitet Angebots-, Rechnungs-, Bestell-, Aufmaß-, LV-, Nachweis- und Kundendaten. Dazu gehören insbesondere Adressen, Bauvorhaben, Positionen, Preise, Hinweise, PDF- und XML-Dateien sowie Import- und Exportdateien.

Lokale Speicherung: Wenn Sie einen lokalen Speicherort oder einen auf Ihrem Gerät synchronisierten Cloud-Ordner wählen, schreibt der Browser die Dateien direkt dorthin. MACHBAA überträgt diese Dokumentinhalte dabei nicht an den Server. Eine Ausnahme besteht nur bei ausdrücklich gestarteten Serverfunktionen, beispielsweise der serverseitigen XRechnungs-Validierung; dabei wird die ausgewählte XML-Datei für die Dauer der Verarbeitung übertragen.

Direkte OneDrive-Nutzung: Wenn Sie Ihr OneDrive-Konto direkt verbinden, werden Dateien TLS-geschützt über die MACHBAA-API an Microsoft Graph übertragen beziehungsweise von dort abgerufen. Während dieses Vorgangs werden die Inhalte technisch kurzzeitig im Arbeitsspeicher des MACHBAA-Servers verarbeitet, jedoch nicht dauerhaft in einer MACHBAA-Dokumentdatenbank oder im Server-Dateisystem gespeichert. Dauerhafter Speicherort der Dateien ist der freigegebene App-Ordner in Ihrem eigenen Microsoft-Konto.

Für die OneDrive-Verbindung fordert MACHBAA den eingeschränkten Zugriff auf den eigenen App-Ordner an (Files.ReadWrite.AppFolder). Die für die Verbindung erforderlichen OAuth-Zugriffsdaten werden verschlüsselt auf dem MACHBAA-Server gespeichert. Sie können die Verbindung in der App trennen; vorhandene Dateien bleiben dabei in Ihrem OneDrive-Konto erhalten.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vom Nutzer gewählten Speicher- und Dokumentfunktionen).

8. Cookies und lokale Speichertechniken

Die Website verwendet aktuell nur technisch notwendige Sitzungs- und Speicherfunktionen. Dazu gehören insbesondere ein Login-Session-Cookie sowie Browser-Speicher für Sprache, Theme und die Übergabe bestimmter Kontoinformationen an die lokale App-Ansicht.

Details dazu finden Sie in unserer Cookie- & Speicher-Richtlinie.

9. Empfänger / Auftragsverarbeiter

Empfänger können insbesondere Ihr Hosting-Anbieter und interne Stellen sein, soweit dies für Betrieb, Sicherheit und Vertragsabwicklung erforderlich ist. Bei einer vom Nutzer aktivierten OneDrive-Verbindung erhält außerdem Microsoft die zur Speicherung und Übertragung erforderlichen Datei- und Verbindungsdaten. Bitte ergänzen Sie hier die tatsächlich eingesetzten Dienstleister und deren vollständige Datenschutzangaben:

10. Speicherdauer

Kontodaten, Rechnungsanschriften und abonnementsbezogene Daten speichern wir grundsätzlich so lange, wie dies für die Vertragsdurchführung, die Kontobereitstellung sowie etwaige gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist.

Sicherheits- und Auditdaten speichern wir nur so lange, wie dies für Nachweis-, Sicherheits- und Missbrauchspräventionszwecke erforderlich ist. Bitte definieren Sie intern verbindliche Löschfristen und ergänzen Sie sie an dieser Stelle.

Verschlüsselte OneDrive-Zugriffsdaten werden bis zur Trennung der Verbindung oder Löschung des Kontos gespeichert. Dokumentdateien im OneDrive-App-Ordner unterliegen den Einstellungen und Löschfristen des jeweiligen Microsoft-Kontos.

11. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht.

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nach dem derzeitigen Stand nicht statt.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich Funktionen, Datenflüsse, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.